Segretaria on line

Nei mesi scorsi hanno parlato di MBCenter il periodico Millionaire, il periodico Intimità, il quotidiano la Gazzetta di Modena e in tutti i casi abbiamo parlato dei servizi di segretaria virtuale. In un caso, Millionaire, il titolo dell'articolo ha creato anche discussioni in ufficio e con le colleghe delle altre sedi. Il titolo era "Mi faccio la segretaria ... virtuale". Secondo me era accattivante al punto giusto, giusto per attirare l'interesse dei lettori.

La segretaria virtuale che chiamiamo anche segretaria online, segretaria a distanza, telesegretaria rimane un'operatrice in carne ed ossa. Qualche volta i clienti, ma spesso chi mi contatta per email o telefonicamente e vuole candidarsi a fare la segretaria virtuale, mi dice o mi chiede:

"ma dove lavora la segretaria virtuale?" oppure "io vorrei lavorare da casa"

Il mercato italiano si caratterizza da segretarie virtuali che definirei in outsourcing, operanti presso società di servizi molto spesso centro uffici. Il mercato anglosassone invece si divide tra queste segretarie virtuali e quelle che operano in telelavoro da casa. Dispongono di:

- pc con stampante multifunzione,cuffie, webcam

- connessione internet ad elevata velocità

- telefono digitale e software di lettura del traffico telefonico.

Dispongono nel pc di programmi e tool:

- skype per chiamate da pc a pc e da pc a telefono, videoconferenza "entry level"

- pacchetto office o open office

- software in asp per la gestione delle comunicazioni con il cliente

- fatturazione

- email marketing, per offerte, promozioni a clienti e contatti.

Diciamo che oggi basta poco per fare la segretaria virtuale da casa? Ma perchè allora in Italia non è così diffusa? Perchè manca la cultura del telelavoro, perchè spesso è difficile ricavarsi 8 ore di lavoro a casa, perchè lavorando da casa da soli si perde il lavoro in team e sopratutto perchè a volte i clienti vogliono incontrare la segretaria virtuale, vogliono "accertarsi" della sua esistenza.

I clienti sono convinti di poter usufruire non solo di un servizio di risposta telefonica, di un servizio di direct marketing, ma anche di servizi di domiciliazione, magari di noleggio temporaneo di uffici, che completano il servizio della segretaria virtuale. Per queste ragioni ancora oggi molti dei clienti dei servizi di segretariato telefonico attribuiscono molto valore alla possibilità di usufruire di servizi accessori:

- noleggio uffici temporanei

- noleggio sale riunioni

- attivazione di servizi domiciliazione.

Tutti questi servizi non possono essere forniti da casa, ma sono forniti presso i centri uffici.

 Io non sono una giornalista, ma mi piace l’idea di descrivere questo nuovo lavoro in remoto con le 5 w: WHO, WHAT, WHERE, WHEN, WHY ( CHI, COSA,  DOVE, QUANDO, PERCHE’) applicate al lavoro della segretaria temporanea. Un buon giornalista deve catturare l’attenzione del lettore nelle prime righe scrivendo chi ha fatto cosa, dove, quando e perché; a me interessa parlare di questa nuova soluzione di segretariato in un diverso modo…..

Nei miei sogni ho immaginato
un grande uovo colorato.
Per chi era? Per la gente
dall'Oriente all'Occidente:
pieno, pieno di sorprese
destinate ad ogni paese.
C'era dentro la saggezza
e poi tanta tenerezza,
l'altruismo, la bontà,
gioia in grande quantità.
Tanta pace, tanto amore
da riempire ogni cuore.

Buona Pasqua

Eva -  Segretaria Virtuale - MBCenter Srl

Una volta c'era la segretaria in carne ed ossa, c'era la macchina da scrivere, c'era il telex. Poi è stato il computer a rivoluzionare il modo di lavorare, con il computer si scrivono centinaia di operazioni, ultime si  si telefona, si dialoga con sedi lontane. La segretaria con cuffie e pc è l'evoluzione della famosa centalinista, da qualche anno forniamo servizi di segretaria virtuale, ma la segretaria è sempre in carne ed ossa è solo decentrata rispetto alla sede di impresa ed è condivisa tra più aziende o più professionisti.

Da qualche mese, forse un anno, sul mercato sono comparse le segretarie virtuali, veri e propri avatar realizzati secondo le fantasie di sviluppatori di nuove applicazioni. Le segretarie virtuali potete trovarle su alcuni siti internet come quelli della Telecom o dell'Enel ed in grado di rispondere alle domande del visitatore e dialogare con gli stessi,questo è il futuro. Un'operatrice al lavoro 24 ore su 24 in grado di rispondere a domande diverse ed evadere le richieste più elementari. Per un approfondimento potete leggere un articolo della stampa pubblicato on line.